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Uma automação observa algo que acontece na sua operação e reage sozinha. Quando um projeto entra em uma etapa, quando uma etiqueta é vinculada, quando um formulário é respondido ou quando uma data chega, a automação assume e executa o que você configurou: mover o projeto, avisar a equipe, criar um cliente, disparar um webhook.
Tudo que uma automação faz, uma pessoa também poderia fazer manualmente. A diferença é que a automação faz na hora certa, sempre do mesmo jeito, sem depender de alguém lembrar.

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Do que uma automação é feita

Gatilho

É onde tudo começa. O gatilho é o evento que aciona a automação. Toda automação tem exatamente um.

Condição

Uma checagem que separa o fluxo em dois caminhos: o que acontece se for verdadeira e o que acontece se for falsa. Opcional.

Ação

O que de fato é feito. Uma automação precisa de pelo menos uma ação para ser salva.
A leitura de uma automação segue sempre a mesma frase: quando acontece o gatilho, se a condição for atendida, então execute as ações.

Quando

Um projeto entra na etapa “Proposta enviada”.

Se

O projeto contém a etiqueta “Cliente novo”.

Então

Adicione um formulário avulso de onboarding e envie um e-mail para o responsável comercial.

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Onde criar automações

Existem dois caminhos, e a diferença entre eles muda quais gatilhos ficam disponíveis.
No menu Automações você vê a lista completa da sua conta, com nome, gatilho, quantidade de ações, número de execuções e status. O botão Nova automação abre o editor com todos os gatilhos disponíveis.Use este caminho para automações que não nascem de uma etapa específica, como “quando uma etiqueta for vinculada” ou “quando uma data for atingida”.

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Ativa ou inativa

Toda automação tem um status. Uma automação inativa continua salva e editável, mas nunca é acionada, mesmo que o evento aconteça.
Ao salvar, uma automação nova já nasce ativa. Se você está montando algo que envolve muitos projetos de uma vez — como o gatilho de projeto ocioso —, monte com calma e revise antes, porque a primeira execução pode alcançar todos os projetos que já se encaixam na regra.
Desativar é a forma segura de pausar uma regra sem perder a configuração. Excluir remove a automação e o histórico de execuções deixa de estar acessível.

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Quem pode mexer

O acesso a automações é controlado por permissões separadas, e elas podem ser concedidas de forma independente:
Ver a lista não é o mesmo que poder editar. É comum dar visualização para a operação acompanhar o que está rodando e reservar a edição para quem cuida do processo.

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Limites que valem conhecer

Cada conta tem um teto de automações ativas definido pelo plano. Ao atingir o limite, a automação ainda é criada, mas fica inativa até que você libere espaço desativando outra ou amplie o plano.
O número de execuções também é contabilizado pelo plano e aparece na coluna Execuções da lista. Vale acompanhar automações que disparam com muita frequência, como as ligadas a edição de formulário.
Uma ação pode provocar um evento que aciona outra automação. Isso é esperado e útil, mas existe um limite de encadeamento: a partir de certo ponto a cadeia é interrompida e o registro de execução aponta o motivo.Se você percebeu que uma automação “não terminou”, verifique se ela está no fim de uma cadeia longa. Veja Logs e depuração.
O sistema mantém apenas os registros mais recentes de cada automação. Registros antigos são descartados conforme novos vão sendo criados, então não conte com o log como arquivo permanente.

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Por onde continuar

Criando sua primeira automação

Um passo a passo completo, do gatilho até o primeiro teste.

Como o fluxo é executado

Ordem dos componentes, ramificações e bloqueio de fluxo.

Gatilhos

Os sete eventos que podem iniciar uma automação.

Condições

As quatro checagens que ramificam o fluxo.

Ações

As 23 ações disponíveis, agrupadas por assunto.

Variáveis

Como usar dados do projeto dentro de mensagens e campos.

Logs e depuração

Como ler o registro de execução e o que cada erro significa.

Receitas prontas

Montagens completas para cenários comuns.