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Restrições controlam o caminho. Checklists e formulários obrigatórios controlam a qualidade da entrega: eles impedem que o projeto avance enquanto o trabalho da etapa atual não estiver realmente concluído.
A frase que a interface usa resume bem: itens obrigatórios impedem o projeto de avançar de etapa até que sejam concluídos.

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O que trava a saída de uma etapa

Checklists obrigatórios

Itens de checagem criados na etapa e marcados como obrigatórios. Enquanto não estiverem marcados no projeto, ele não sai.

Campos obrigatórios do formulário

Campos do formulário da etapa marcados como obrigatórios e ainda sem resposta.
A verificação é sobre a etapa onde o projeto está, não sobre a etapa de destino. Você não é impedido de entrar em uma etapa por causa dos itens obrigatórios dela — é impedido de sair dela.
Quando algo está pendente, a movimentação é recusada com a mensagem “Informações obrigatórias não preenchidas nas etapas atuais”, acompanhada da lista do que falta: a etapa, e dentro dela cada checklist e cada campo pendente pelo nome.

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Checklists da etapa

Você cria os checklists no botão Checklist da etapa, dentro da configuração da etapa.
O texto do item, como aparece para quem vai marcar. Escreva como uma ação concluída: “Contrato assinado”, “Orçamento validado com o financeiro”.
Uma explicação opcional do item. É onde cabe o detalhe que não cabe no nome: onde encontrar o documento, com quem validar, qual é o critério de aceite.
Define se o item trava a saída da etapa. Um checklist não obrigatório continua útil como lembrete e como registro de que a pessoa passou por ali.
A sequência em que os itens aparecem. Ordene na sequência real do trabalho, não por importância.
Quem executa marca os itens pelo botão Adicionar informações do cartão ou na aba Funil dos detalhes do projeto. Cada marcação e desmarcação fica registrada no histórico do projeto, com autor e data.
O botão Checklists do projeto do cartão abre outra lista: os checklists avulsos, que são do projeto, não travam a etapa e aceitam prazo.
Deixe obrigatório apenas o que de fato impede o próximo passo. Uma etapa com dez itens obrigatórios costuma virar uma etapa onde as pessoas marcam tudo sem ler.

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Formulários

Existem dois níveis de formulário, e a diferença entre eles determina quando o dado é pedido.
Vinculado ao funil inteiro. Acompanha o projeto do começo ao fim, independentemente da etapa.Use para o que vale durante todo o processo: origem do lead, canal de entrada, SLA contratado, número do contrato.

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Como a obrigatoriedade é avaliada

1

Só contam os campos visíveis

Se o formulário tem lógica condicional e um campo obrigatório está oculto porque a condição não foi satisfeita, ele não é cobrado. A plataforma avalia apenas os campos que estão de fato aparecendo para quem preenche.
2

Só contam os campos sem resposta

Campo respondido deixa de ser pendência. Um campo de múltipla escolha sem nenhuma opção marcada continua contando como vazio.
3

A pendência é listada pelo rótulo do campo

A mensagem de recusa mostra o nome do campo como ele aparece no formulário, para que a pessoa saiba exatamente onde clicar.

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Formulários que abrem sozinhos

A etapa pode abrir formulários automaticamente quando o projeto chega, sem depender de alguém lembrar. Isso é configurado em Mostrar formulários, na etapa, e vale para os formulários de Cliente e de Contato — com a opção de não exibir quando o projeto já tem cliente ou contato vinculado. Veja Etapas do funil.

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Vídeo de visualização obrigatória

Uma etapa pode ter um vídeo anexado com exigência de visualização. É útil em etapas de treinamento ou em processos com passo a passo crítico. Veja Anexos.

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Quando os requisitos não são verificados

Existem dois casos em que um projeto sai da etapa com pendências:
  • Modo de administração para teste de fluxos, que ignora requisitos deliberadamente.
  • Funis com múltiplas etapas, quando o movimento adiciona uma etapa sem retirar o projeto da atual. Como ele não está saindo de lugar nenhum, não há saída a ser travada.

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Próximos passos

Restrições e bloqueios

Controlar o caminho, e não só o preenchimento.

Mover projetos

Onde a verificação de requisitos entra na sequência.