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Restrições controlam o caminho. Checklists e formulários obrigatórios controlam a qualidade da entrega: eles impedem que o projeto avance enquanto o trabalho da etapa atual não estiver realmente concluído.
A frase que a interface usa resume bem: itens obrigatórios impedem o projeto de avançar de etapa até que sejam concluídos.

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O que trava a saída de uma etapa

Checklists obrigatórios

Itens de checagem criados na etapa e marcados como obrigatórios. Enquanto não estiverem marcados no projeto, ele não sai.

Campos obrigatórios do formulário

Campos do formulário da etapa marcados como obrigatórios e ainda sem resposta.
A verificação é sobre a etapa onde o projeto está, não sobre a etapa de destino. Você não é impedido de entrar em uma etapa por causa dos itens obrigatórios dela — é impedido de sair dela.
Quando algo está pendente, a movimentação é recusada com a mensagem “Informações obrigatórias não preenchidas nas etapas atuais”, acompanhada da lista do que falta: a etapa, e dentro dela cada checklist e cada campo pendente pelo nome.

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Checklists da etapa

Você cria os checklists no botão Checklist da etapa, dentro da configuração da etapa.
O texto do item, como aparece para quem vai marcar. Escreva como uma ação concluída: “Contrato assinado”, “Orçamento validado com o financeiro”.
Uma explicação opcional do item. É onde cabe o detalhe que não cabe no nome: onde encontrar o documento, com quem validar, qual é o critério de aceite.
Define se o item trava a saída da etapa. Um checklist não obrigatório continua útil como lembrete e como registro de que a pessoa passou por ali.
A sequência em que os itens aparecem. Ordene na sequência real do trabalho, não por importância.
Quem executa marca os itens pelo botão Checklists do cartão. Cada marcação e desmarcação fica registrada no histórico do projeto, com autor e data.
Deixe obrigatório apenas o que de fato impede o próximo passo. Uma etapa com dez itens obrigatórios costuma virar uma etapa onde as pessoas marcam tudo sem ler.

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Formulários

Existem dois níveis de formulário, e a diferença entre eles determina quando o dado é pedido.
Vinculado ao funil inteiro. Acompanha o projeto do começo ao fim, independentemente da etapa.Use para o que vale durante todo o processo: origem do lead, canal de entrada, SLA contratado, número do contrato.

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Como a obrigatoriedade é avaliada

1

Só contam os campos visíveis

Se o formulário tem lógica condicional e um campo obrigatório está oculto porque a condição não foi satisfeita, ele não é cobrado. A plataforma avalia apenas os campos que estão de fato aparecendo para quem preenche.
2

Só contam os campos sem resposta

Campo respondido deixa de ser pendência. Um campo de múltipla escolha sem nenhuma opção marcada continua contando como vazio.
3

A pendência é listada pelo rótulo do campo

A mensagem de recusa mostra o nome do campo como ele aparece no formulário, para que a pessoa saiba exatamente onde clicar.

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Formulários que abrem sozinhos

A etapa pode abrir formulários automaticamente quando o projeto chega, sem depender de alguém lembrar. Isso é configurado em Mostrar formulários, na etapa, e vale para os formulários de Cliente e de Contato — com a opção de não exibir quando o projeto já tem cliente ou contato vinculado. Veja Etapas do funil.

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Vídeo de visualização obrigatória

Uma etapa pode ter um vídeo anexado com exigência de visualização. É útil em etapas de treinamento ou em processos com passo a passo crítico. Veja Anexos.

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Quando os requisitos não são verificados

Existem dois casos em que um projeto sai da etapa com pendências:
  • Modo de administração para teste de fluxos, que ignora requisitos deliberadamente.
  • Funis com múltiplas etapas, quando o movimento adiciona uma etapa sem retirar o projeto da atual. Como ele não está saindo de lugar nenhum, não há saída a ser travada.

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Próximos passos

Restrições e bloqueios

Controlar o caminho, e não só o preenchimento.

Mover projetos

Onde a verificação de requisitos entra na sequência.