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Montagens testadas para situações que aparecem em quase toda operação. Cada receita indica o gatilho, as condições e as ações na ordem em que devem aparecer no editor.
Adapte os nomes de etapas, etiquetas e formulários para os da sua conta. A estrutura é o que importa.

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Cobrar um card parado

O clássico: avisar a equipe quando algo fica esquecido em uma etapa.

Gatilho — Projeto ocioso em etapa

Etapa: “Em análise”. Tempo: 3 dias. Repetir recorrentemente ligado, para cobrar a cada 3 dias enquanto não sair.

Condição — Projeto contém status do funil

Status: “Aguardando cliente”. A lógica é invertida de propósito: se o projeto está esperando o cliente, não faz sentido cobrar a equipe.Coloque a ação de aviso no ramo Se falso e deixe o ramo Se verdadeiro vazio.

Ação — Envia conteúdo do projeto

Ao salvar, o gatilho dispara imediatamente para todos os cards que já estão parados além do prazo. Se a etapa tiver muitos cards, o primeiro efeito é uma enxurrada de avisos.

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Preparar o onboarding de um cliente novo

Quando a venda fecha, o time de implantação precisa receber o projeto pronto para começar.

Gatilho — Projeto movido de etapa

Etapa de destino: “Implantação”.

Ação — Adicionar formulário avulso

Formulário: “Checklist de onboarding”. Ignorar se já houver esse formulário ligado, para o card não acumular cópias se voltar para a etapa.

Ação — Alterar usuários atribuídos

Tipo: substituir. Lista: o time de implantação. Usar usuário aleatório ligado com 1 usuário, distribuindo a demanda.

Ação — Alterar campo de data

Destino: previsão do funil “Implantação”. Tipo: data relativa a partir da data do acionamento do gatilho, incrementando vários dias — 15.

Ação — Envia conteúdo do projeto

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Lembrar do prazo antes que ele chegue

Aviso preventivo dois dias antes da data prevista — e só para quem ainda não terminou.

Gatilho — Data de projeto atingida

Tipo de campo: previsão do funil. Funil: “Entregas”. Usar tempo relativo: 2 dias antes.

Condição — Projeto contém status do funil

Status: “Concluído”. Coloque o envio no ramo Se falso — quem já entregou não recebe nada.

Ação — Enviar um e-mail

Assunto:
Corpo:
Precisa avisar em dias úteis, e não em intervalo fixo? Use Tempo relativo customizado com expressões como previous friday. Veja Tempo relativo customizado.

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Criar cliente a partir de um formulário

O formulário de captação é preenchido e o cadastro nasce sozinho, sem duplicar quem já existe.

Gatilho — Formulário editado

Formulário: “Dados do cliente”. Restringir aos campos: nome, e-mail e documento, com Apenas um campo respondido é suficiente desligado — todos precisam estar preenchidos.

Ação — Criar cliente

Preencha os campos básicos com as respostas do formulário, usando variáveis. Ligue Checar se o cliente já existe e escolha comparação por documento.No vínculo com projeto:

Ação — Adicionar etiqueta

Etiqueta: “Cadastro completo”.
O formulário de cliente da automação não tem máscara nem validação. Se o documento vier do formulário em formato livre, garanta o formato antes — um documento inválido faz a ação falhar.

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Quebrar um projeto aprovado em subprojetos

Ao aprovar, a árvore de trabalho é montada de uma vez.

Gatilho — Projeto movido de etapa

Etapa de destino: “Aprovado”.

Condição — Projeto contém etiqueta

Etiqueta: “Projeto completo”. Bloquear o fluxo ligado, para não quebrar demandas pequenas.

Ação — Criar hierarquia de projetos

Ação: criar. Estrutura:
Os itens com > são vinculados à etapa de destino escolhida na ação.

Hierarquia automatizada

A sintaxe completa da estrutura, incluindo variáveis nos nomes.

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Fechar o ciclo de um formulário recorrente

Formulários de acompanhamento periódico: guarda a versão do período e devolve o formulário em branco.

Gatilho — Projeto ocioso em etapa

Etapa: “Acompanhamento”. Tempo: 1 mês. Repetir recorrentemente ligado.

Ação — Atualizar contador

Contador: “Ciclos concluídos”. Ação: incrementar. Valor: 1.

Ação — Salvar versão do formulário

Formulário: “Acompanhamento mensal”. Salvar versão e em seguida limpar os campos ligado.

Ação — Envia conteúdo do projeto

A ordem importa: o contador é atualizado antes da limpeza. Invertendo, você contaria um formulário já vazio.

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Avisar um sistema externo

Notificar um ERP, um canal de mensagens ou uma automação externa quando algo relevante acontece.

Gatilho — Projeto movido de etapa

Etapa de destino: “Faturamento”.

Ação — Disparar webhook

Endpoint: a URL do sistema que vai receber. Corpo customizado:
Use o botão Testar webhook antes de salvar.

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Garantir uma execução por vez

Impede que a mesma pessoa fique com a contagem de tempo aberta em vários projetos.

Gatilho — Execução de projeto

Evento: iniciar. Qualquer etapa ligado.

Ação — Controlar execução de projeto

Tipo: pausar. Usuários alvo: usuário que disparou o gatilho.
Esta receita pausa as execuções do usuário naquele projeto. Para o efeito valer em toda a operação, ela precisa ser combinada com o desenho do processo — não existe uma ação única que pause execuções em todos os projetos de uma vez.

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Antes de ativar qualquer uma

Crie um projeto de teste, provoque o evento e leia o registro de execução. É mais rápido do que descobrir o problema em um card real.
Projeto ocioso com repetição e formulário editado disparam muito. Se as ações forem irreversíveis — e-mail, webhook, criação de registros — calcule o volume antes.
“Cobrar card parado em análise” é muito mais útil do que “Automação 4” quando alguém abrir a lista daqui a seis meses.
Cada conta tem um limite de automações ativas. Ao atingir o limite, a automação é criada mas fica inativa até você liberar espaço.

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Por onde continuar

Gatilhos

Todas as opções de cada um dos sete eventos.

Ações

O catálogo completo do que uma automação consegue fazer.

Variáveis

Os dados disponíveis para montar mensagens e campos.

Logs e depuração

O que fazer quando a receita não sai como esperado.