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Três recursos que resolvem casos que o formulário fixo do funil ou da etapa não cobre.

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Formulário avulso

Um formulário avulso é anexado a um projeto específico, fora do funil e da etapa. É a resposta para “mas eu tenho uma exceção”.

Manualmente

No rodapé do cartão, em Formulários, escolha um formulário da lista e anexe.

Por automação

A ação Adicionar formulário avulso anexa conforme a regra que você definir.
Um projeto pode ter o mesmo formulário avulso anexado várias vezes — não há impedimento. Na ação de automação, a opção Ignorar se já houver esse formulário existe exatamente por isso: sem ela, cada execução anexa mais uma cópia. Combinada com um gatilho de alto volume, ela enche o projeto de formulários repetidos em pouco tempo.
Quando o mesmo formulário está anexado mais de uma vez, a ação Alterar campo de data usa o primeiro, por ordem de criação.
A combinação que mais rende: uma automação anexa um formulário avulso ao projeto e, em seguida, envia à pessoa certa um link de resposta daquele formulário. Ela responde de fora, sem acessar a plataforma, e a resposta cai dentro daquele projeto específico. O link é gerado pelo menu ⋯ do cartão do formulário, em Opções avançadas → Gerar link de resposta, com prazo de expiração e a opção de invalidar após a primeira resposta. Ver o pivot como link de resposta.

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Versões do formulário

Salvar uma versão congela as respostas atuais no histórico. Opcionalmente, limpa os campos em seguida.
No menu ⋯ do cartão do formulário: Salvar versão atual, Salvar versão e limpar campos, Ver versões salvas e Exportar versões.
A opção de limpar os campos é o que torna o recurso útil em processos cíclicos. Um funil recorrente — uma rotina semanal, um fechamento mensal — preenche o formulário, guarda a versão e devolve o formulário em branco para o próximo ciclo, sem perder o histórico.
Salvar versão não tem efeito quando o formulário não está disponível no projeto ou quando ele nunca foi respondido.

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Contador

O contador é um tipo de campo com uma característica única: ele é somente leitura para as pessoas. O valor é alterado apenas por automação, pela ação Atualizar contador, que incrementa ou decrementa. Um contador nunca preenchido é tratado como zero.

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Para que serve

O uso que mais aparece é medir retrabalho: quantas vezes o item voltou para correção, quantas vezes a proposta foi reprovada, quantas vezes o cartão entrou no mesmo laço.
O valor do contador pode alimentar uma meta manual por automação — o caminho para transformar “esse time retrabalha muito” em um número acompanhado ao longo do tempo.
Duas armadilhas:
  • O contador precisa estar em um formulário disponível no projeto no momento da execução. Se o campo existe no cadastro mas nenhum formulário do projeto o contém, a ação não faz nada.
  • Se o mesmo contador aparecer em formulários diferentes dentro do projeto, todos são atualizados.
Não confunda com o contador de alterações da data de previsão, que é automático e conta reprogramações. Ver Etiquetas, status e previsão.

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Exportar

Todo formulário é exportável para planilha, e o histórico de versões também. É o que sustenta a ideia de que cada formulário é, na prática, uma base de dados organizada do processo.

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Próximos passos

Formulários dinâmicos

Os quatro níveis e como escolher o certo.

Ações: formulários e datas

As opções completas de cada ação de automação sobre formulário.