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Restrições e bloqueios são os dois mecanismos que impedem um projeto de estar onde não deveria. Eles resolvem problemas diferentes:

Restrição

Vive na etapa e olha para o movimento. Define de onde o projeto pode chegar e para onde pode sair, com base em critérios que ele precisa cumprir.

Bloqueio

Vive no status ou na etiqueta e olha para a combinação. Impede que um projeto com aquela marca ocupe determinadas etapas.
Restrições e bloqueios só podem ser configurados depois que o funil foi salvo pelo menos uma vez.

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Restrições

Uma restrição limita a entrada ou a saída de uma etapa, permitindo o movimento apenas quando o projeto cumpre o critério estabelecido. Você as configura no botão Restrições da etapa.

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Direção

Vale quando o projeto está chegando nesta etapa. Responde à pergunta: “o que precisa ser verdade para o projeto poder entrar aqui?”Exemplo: só entra em “Em desenvolvimento” quem vem de “Aprovado”.

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Tipos de restrição

Amarra o movimento a uma etapa específica.Na entrada, exige que o projeto venha da etapa indicada. Na saída, exige que ele esteja indo para a etapa indicada.
A restrição de entrada por etapa é ignorada quando o projeto está ocupando mais de uma etapa ao mesmo tempo, porque nesse caso não existe uma origem única. Isso só acontece em funis com múltiplas etapas.
Exige que o projeto tenha uma etiqueta específica do funil.Exemplo: só entra em “Atendimento prioritário” quem tem a etiqueta “Cliente enterprise”.
Exige que o projeto esteja com um status específico naquele funil.Exemplo: só sai de “Aguardando aprovação” quem está com o status “Aprovado”.
A mais poderosa. Em vez de um único critério, ela usa um filtro salvo — o mesmo tipo de filtro que você monta na busca avançada de projetos, com quantas condições quiser.E vai além do projeto em movimento: ela pode avaliar a hierarquia dele.

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Escopo da hierarquia

Só existe na restrição de decisão. Define sobre quais projetos o filtro é avaliado. Quando o escopo é hierárquico, você escolhe até onde ir: todos os níveis, apenas filhos diretos, até netos (2 níveis) ou até bisnetos (3 níveis). O mesmo vale para ancestrais.
A regra decisiva: a restrição só é aprovada se todos os projetos do escopo atenderem ao filtro. Se um único descendente não atender, o movimento é recusado.Se não houver nenhum projeto no escopo — um projeto sem filhos com escopo “descendentes”, por exemplo — a restrição é considerada atendida.
É assim que se implementa “a entrega só avança quando todas as subtarefas estiverem concluídas”: uma restrição de saída, escopo descendentes, com um filtro salvo que verifica o status de conclusão.
Para entender vínculos pai e filho, veja Hierarquia de projetos.

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Como várias restrições se combinam

Este é o ponto que mais causa surpresa. Restrições do mesmo tipo não se combinam todas do mesmo jeito. Entre tipos diferentes a exigência é sempre conjunta: se a etapa tem restrições de etapa e de etiqueta, os dois grupos precisam ser aprovados.
Se você quer “precisa ter pelo menos uma dessas etiquetas”, a restrição por etiqueta não serve, porque ela exige todas. Use uma restrição de decisão com um filtro salvo que aceite qualquer uma delas.

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Dando nome às restrições

O nome da restrição é opcional, mas vale o esforço: ele é o que aparece para quem tomou a recusa. Comparar “Restrições de entrada” com “Só entra com proposta assinada” muda completamente a chance de a pessoa resolver sozinha.
Restrições de etapa contam contra o limite do plano. Ao atingir o teto, a criação de novas restrições é bloqueada.

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Bloqueios de etapa

O bloqueio parte do outro lado: em vez de configurar a etapa, você configura o status ou a etiqueta e escolhe em quais etapas aquela marca não é permitida. A opção se chama Bloquear vínculo nas etapas. Exemplo: a etiqueta “Bloqueado pelo cliente” não pode conviver com as etapas “Em produção” e “Em entrega”.

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O bloqueio vale nos dois sentidos

Ao mover o projeto

Um projeto que já carrega o status ou a etiqueta bloqueada não consegue entrar na etapa.

Ao aplicar a marca

Um projeto que já está na etapa não consegue receber o status ou a etiqueta bloqueada.

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Bloquear vínculo por automações

Ao selecionar as etapas bloqueadas, cada uma oferece a opção Bloquear vínculo por automações.
Essa opção vale para a aplicação do status ou da etiqueta. A movimentação de um projeto para uma etapa bloqueada é recusada em qualquer caso, inclusive quando feita por automação.

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Restrição ou bloqueio: qual usar

Use restrição quando

A regra é sobre o caminho: de onde vem, para onde vai, o que precisa estar preenchido ou decidido para o projeto se mover.

Use bloqueio quando

A regra é sobre incompatibilidade: existe um estado do projeto que simplesmente não combina com determinadas etapas, não importa por onde ele passou.

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Próximos passos

Etiquetas e status

Onde os bloqueios são configurados.

Mover projetos

A ordem em que as verificações acontecem.