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O gatilho é o evento que aciona a automação. Toda automação tem exatamente um e ele é obrigatório: sem gatilho, o editor não deixa adicionar ações nem condições.
Os gatilhos disponíveis dependem de onde você cria a automação. Pela área Automações você tem os sete. Pela etapa do funil, apenas os que envolvem aquela etapa. Veja Onde criar automações.

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Visão geral

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Projeto movido de etapa

Aciona quando um projeto entra em uma etapa específica. Sem Vindo da etapa, o gatilho aciona não importa de onde o projeto veio — inclusive de lugar nenhum, no caso de um projeto que acabou de ser vinculado ao funil.
Entrar em uma etapa é diferente de sair dela. Este gatilho olha para o destino, nunca para a origem. Não existe gatilho de “saiu da etapa” — para reagir à saída, use o gatilho de entrada na etapa seguinte.
O gatilho não dispara quando o projeto já estava na etapa, quando veio de uma etapa diferente da configurada em Vindo da etapa, ou quando entrou em uma etapa de mesmo nome em outro funil. Etapa é sempre um registro específico de um funil específico.

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Projeto ocioso em etapa

Aciona quando um projeto fica parado em uma etapa por mais tempo do que você tolera. É o gatilho de cobrança automática: “esse card está há cinco dias sem sair daqui”. A contagem começa no momento em que o projeto entrou na etapa. Com Repetir recorrentemente desligado, o gatilho aciona uma única vez por projeto naquela etapa. Ligado, aciona a cada intervalo enquanto o projeto continuar parado ali — a cada 5 dias, indefinidamente, até o projeto sair.
Ao salvar, a automação roda imediatamente para todos os projetos que já se encaixam na regra. Se a etapa tem 300 cards parados há mais tempo que o configurado, os 300 disparam de uma vez.Monte com calma e revise antes de salvar, principalmente se a ação for irreversível ou envolver envio de e-mail.
A verificação roda a cada minuto, então o disparo acontece perto do tempo configurado, não no segundo exato.

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Campo do projeto alterado

Aciona quando um campo específico do projeto muda de valor. É um campo por gatilho. Quando o campo monitorado é a data de previsão do funil, aparece a opção Funil relacionado, que restringe o disparo à previsão daquele funil. Sem funil selecionado, o gatilho aciona para qualquer funil.
Para reagir a uma data que chegou, e não a uma data que mudou, use Data de projeto atingida. São gatilhos diferentes e é um engano comum.

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Etiqueta vinculada a um projeto

Aciona quando uma etiqueta específica é vinculada ao projeto. Você escolhe a etiqueta observada e pode usar qualquer etiqueta de qualquer funil. O gatilho não dispara quando a etiqueta é removida — ele só observa o vínculo — nem quando a etiqueta já estava no projeto.

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Formulário editado

Aciona quando um formulário dinâmico é respondido no projeto, seja no corpo do projeto, na etapa, no funil ou em um formulário avulso. Sem restrição de campos, o gatilho aciona sempre que o formulário for respondido. Com restrição:
  • Apenas um campo é suficiente, ligado: basta um dos campos escolhidos ter mudado.
  • Desligado: todos os campos escolhidos precisam ter mudado na mesma submissão.
Um campo só conta se o valor mudou em relação à última resposta. Reenviar o mesmo formulário com os mesmos valores não aciona o gatilho quando há restrição de campos.
Este é o gatilho com maior potencial de volume: cada salvamento de formulário é uma possível execução. Se a coluna Execuções da sua automação está crescendo rápido, ele costuma ser o motivo.

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Data de projeto atingida

Aciona quando uma data chega — com a opção de antecipar ou atrasar o disparo em relação a ela. Em Usar tempo relativo você escolhe entre os intervalos prontos ou usa Tempo relativo customizado para expressões mais precisas, como “na segunda-feira seguinte” ou “no último dia do mês”. Veja Tempo relativo customizado para a lista completa de expressões.

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Como o agendamento funciona

Quando alguém define ou altera a data no projeto, o sistema calcula o momento do disparo — aplicando o tempo relativo, se houver — e agenda.
Se a data mudar antes de o disparo acontecer, o agendamento anterior é descartado e um novo é criado. Se a data for apagada, o agendamento é cancelado.
Se o momento calculado já passou, nada é agendado. Uma data de ontem com tempo relativo de “2 dias antes” simplesmente não dispara.
Ao criar ou editar este gatilho, o sistema varre os projetos com datas futuras naquele campo e agenda todos. Não é preciso reabrir projeto por projeto.
Agendamentos de projetos removidos são descartados sem disparar.

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Execução de projeto

Aciona quando uma execução de tempo — o play/pause que registra quanto tempo alguém trabalhou no projeto — inicia ou termina.
Combine com a ação Controlar execução de projeto para montar regras como “quando alguém iniciar a execução aqui, pause a execução dessa pessoa em qualquer outro projeto”.

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Por onde continuar

Condições

Como filtrar quais disparos merecem ação.

Ações

Tudo o que uma automação consegue fazer depois de acionada.

Como o fluxo é executado

Ordem, ramificações e encadeamento entre automações.

Receitas prontas

Montagens completas para cenários comuns.